Pour accéder à la gestion des flux d'automation, rendez-vous dans le menu latéral gauche et cliquez sur Configurations. Vous pourrez y définir les règles d’automation permettant d’automatiser certaines actions selon des conditions précises. Ces règles sont particulièrement utiles pour améliorer la productivité et garantir un meilleur suivi des tickets.
Une fois dans les Configurations, sélectionnez l’onglet Automations situé en haut de l’interface.
L’onglet Automations affiche une vue d’ensemble des règles existantes sous forme de tableau. Chaque ligne correspond à un flux d’automation, identifié par un ID unique. On peut y consulter le nom donné au flux, le statut d’activation (VRAI ou FAUX) ainsi que le type de déclencheur (trigger) associé.
Le bouton créer une automation, situé en haut à droite de l’interface, permet de lancer la création d’un nouveau flux d’automation.
Un menu latéral s’ouvre pour paramétrer les premières informations essentielles. L’utilisateur doit tout d’abord renseigner un Nom (obligatoire) pour identifier facilement le flux d’automation. Ensuite, il sélectionne le Trigger (obligatoire), c’est-à-dire l’événement qui déclenchera l’action automatique (par exemple, la création d’un ticket). Enfin, un bouton Activation permet de définir si l’automation doit être immédiatement active ou non une fois enregistrée. Une fois les différents champs remplis, cliquez sur le bouton Appliquer situé en bas à droite du menu pour rendre la création du flux effective.
Les trigger disponibles actuellement sont :
TASK_CREATED : création d'une tâche
TASK_UPSERTED : modification d'une tâche
Une fois l’automation enregistrée, l’écran de paramétrage complet s’affiche. On y retrouve les informations générales définies précédemment : Nom, Trigger, et Activation. Le nom et le statut d'activation peuvent être modifiés à tout moment mais pas le trigger. Une fois une modification réalisée, il est nécessaire de la sauvegarder via le bouton Mettre à jour.
Pour supprimer le flux d'automation, il est nécessaire que ce dernier ne soit pas en statut actif. Pour le supprimer, il vous faudra, dès lors, modifier le statut en non actif, mettre à jour cette modification pour finalement cliquer sur le bouton Supprimer.
Après avoir nommé votre automation et sélectionné un déclencheur, vous accédez à l’éditeur de workflow.
Cette interface visuelle vous permet de définir des conditions précises qui détermineront si l’automatisation doit s’exécuter ainsi que des actions qui dicteront les opérations à réaliser.
Concernant l'ajout d'une condition
Cliquez sur le bouton « + Condition » pour configurer un ou plusieurs critères.
Dans cette interface, on définit quelle règle logique doit être vérifiée pour que l’automatisation s’exécute.
Sur l’écran affiché :
Le champ supérieur permet de choisir le champ de données sur lequel appliquer la condition.
Le champ inférieur permet d'instaurer une valeur de test
Concernant le champs supérieur, il est possible de le configurer manuellement mais il est recommandé d'utiliser l’icône symbolisant une branche logique.
En cliquant dessus, l'utilisateur peut accéder à une liste de variables dynamiques disponibles dans le contexte de l'automatisation.
Une fois la fenêtre ouverte, vous accédez à une liste de champs exploitables pour définir la condition de votre automatisation (la liste dépend du trigger).
Cette modale vous propose deux types de données.
Des propriétés simples :
ContactIdTeamIdProjectIdTaskTypeIdSubTaskTypeIdTitleTrackingIdStatusStartedTimeClosedTimeClosedByDueDateCriticityCreatedTimeCreatedByUpdatedByUpdatedTimeTeamNameTeamEmailOriginModifiedProperties
Des propriétés complexes, identifiables par une flèche déroulante :
Assignee(la personne à qui la tâche est assignée)Requester(la personne ayant créé ou demandé l'action)
Une fois le champ sélectionné, vous devez définir la règle de comparaison, c’est-à-dire l’opérateur appliqué entre la valeur du champ et la valeur cible de la condition.
Voici les principaux opérateurs disponibles dans la liste déroulante :
Égal à : la valeur du champ doit exactement correspondre à la valeur que vous entrez.
N’est pas égal : le champ doit contenir une autre valeur que celle que vous spécifiez.
Contient : le champ doit inclure une portion de texte donnée.
Plus grand que / plus petit que : utile pour comparer des dates, des numéros ou des montants.
Est nul : la condition est vraie si le champ n’a pas été renseigné.
Est non nul : la condition est vraie si le champ a été renseigné.
Une fois l’opérateur choisi, il ne vous reste plus qu’à saisir la valeur attendue dans le champ prévu à cet effet.
Une fois que vous avez sélectionné un champ, défini un opérateur logique et renseigné la valeur attendue, vous pouvez valider la configuration de la condition en cliquant sur le bouton "Appliquer".
Une fois la condition validée, elle apparaît sous forme de bloc dans la section Step de l'automatisation.
Chaque condition s’affiche sur un fond gris sous la forme de :
Une case à cocher permettant d’activer ou désactiver individuellement la condition.
Le champ ciblé.
Le type de condition appliqué.
En dessous de cette première condition, vous avez la possibilité d’ajouter :
Une autre condition ou une action à la suite de la condition que vous venez de créer.
Une condition ou une action déclenchée par le même trigger mais totalement indépendante de la condition précédemment créée.
Concernant le bouton d'activation de la condition, c'est la condition la plus élevée dans l'arborescence qui prime. En conséquence, si vous désactivez la première condition, toute l'arborescence qui en découle sera également désactivée.
Concernant l'ajout d'une action
Une fois votre condition définie, vous pouvez y associer une action à exécuter automatiquement si cette condition est remplie.
Pour cela, il suffit de cliquer sur le bouton ➕ Action situé à droite de la condition.
Après avoir cliqué sur ➕ Action, une fenêtre s’ouvre pour vous permettre de choisir le type d’action que votre automatisation devra exécuter.
Voici les actions disponibles dans votre environnement :
MODIFY_TASK_ASSIGNEE : modifie automatiquement la personne assignée à la tâche.
SEND_TEMPLATE : envoie un message prédéfini à un tiers.
CREATE_TO_DO : génère automatiquement un To Do.
MODIFY_TASK_STATUS : modifie le statut de la tâche.
Une fois le type d’action sélectionné et ses paramètres configurés, cliquez sur le bouton « Appliquer » pour valider l’ajout de cette action à votre automatisation.
Une fois l'action validée, elle apparaît sous forme de bloc dans la section Step de l'automatisation.
Chaque action s’affiche sur un fond bleu sous la forme de :
Une case à cocher permettant d’activer ou désactiver individuellement la condition.
Les champs ciblés.
Le type d'action appliqué.
En dessous de cette première condition, vous avez la possibilité d’ajouter :
Une action à la suite de la condition que vous venez de créer.
Une condition ou une action déclenchée par le même trigger mais totalement indépendante de la condition précédemment créée.
Il est impossible d'instaurer une condition directement à la suite d'une action
Une fois votre condition ou votre action configurée, vous pouvez à tout moment l’éditer ou la supprimer grâce au menu d’options situé à leur droite.
Toutes sortes d'automatisation sont possibles par l'intermédiaire de cette démarche. En effet, il est possible, notamment, de :
Multiplier les conditions en cascade
Instaurer une simple action déclenchée par un trigger
Multiplier les actions en cascade
...
La seule restriction imposée par le workflow est l'impossibilité de placer une condition à la suite directe d'une action.
Articles liés 📍