Dans cet article, nous allons vous guider pas à pas pour créer une facture de vente ou d'achat dans le centre financier de Merlin.
Pour créer une facture manuellement dans Merlin, rendez-vous dans le Centre financier via le menu de gauche.
En fonction de ce que vous souhaitez créer, cliquez ensuite sur l’onglet Ventes ou Achats en haut de l’écran.
Vous accédez alors à la liste des factures déjà encodées dans votre environnement. C’est depuis cet écran que vous allez pouvoir en créer une nouvelle manuellement.
Une fois dans l’onglet, vous visualisez l’ensemble des factures déjà créées. Pour en ajouter une nouvelle, cliquez simplement sur le bouton Créer une facture situé en haut de la page. Cette action ouvre un formulaire de création de facture manuelle, que vous pourrez remplir librement selon les besoins du projet ou du client concerné.
Dans le formulaire de création, commencez par sélectionner la société réceptive de la facture. Ce champ est obligatoire : vous devez choisir parmi les entités disponibles dans votre environnement Merlin. Utilisez la barre de recherche intégrée pour retrouver rapidement la société concernée, surtout si vous en gérez plusieurs. Une fois la société sélectionnée, les champs liés (tels que les coordonnées ou paramètres fiscaux) seront automatiquement adaptés.
Ensuite, sélectionnez le département auquel la facture est rattachée. Cette étape permet de structurer vos données financières par domaine d’activité ou par entité interne. La liste déroulante affiche tous les départements configurés dans votre compte : vous pouvez faire défiler la liste ou utiliser la barre de recherche pour filtrer rapidement.
Poursuivez en sélectionnant le client concerné par la facture. Ce champ est obligatoire. La liste déroulante affiche tous les clients déjà encodés dans votre base de données. Vous pouvez taper les premières lettres du nom pour filtrer les résultats plus rapidement.
Une fois le client sélectionné, vous pouvez également choisir le projet associé à la facture. Ce champ n'est pas obligatoire.
Si vous souhaitez lier votre facture de vente à un projet alors dans la liste déroulante vous aurez accès à tous les projets encodés pour la société et le client choisis.
Complétez ensuite le champ TVA par défaut. Cette valeur sera automatiquement appliquée à tous les postes de la facture, mais pourra être ajustée ligne par ligne si nécessaire.
Indiquez ensuite la date de facturation souhaitée. Par défaut, cette date est préremplie avec la date du jour, mais vous pouvez la modifier si nécessaire. Activez l’option Date de facturation imposée si vous souhaitez modifier la date du jour appliquée par défaut.
Attention à respecter les principes de bonnes pratiques, notamment comptables, si vous fixez manuellement la date.
Renseignez ensuite la date d’échéance. Elle correspond à la date limite à laquelle le client doit effectuer le paiement.
Définissez ensuite le statut de paiement de la facture. Par défaut, celui-ci est positionné sur "Non payé", mais vous pouvez le modifier manuellement si le paiement a déjà été reçu ou si des rappels ont été envoyés. Les statuts disponibles vous permettent de suivre précisément l’évolution de chaque facture.
Lorsque vous avez fini de configurer les champs nécessaires, cliquez sur "Enregistrer" en bas à droite de l'interface pour passer à l'étape suivante de la création de la facture.
Une fois les informations générales de la facture complétées, vous pouvez passer à la saisie des postes. Cette section vous permet de détailler les éléments facturés.
Trois options sont disponibles pour composer votre facture :
Ajouter un poste rapide, pour saisir un article de façon simple et rapide.
Ajouter un chapitre, pour structurer votre facture en blocs logiques.
Ajouter un commentaire, utile pour insérer des informations complémentaires non tarifées.
Vous êtes libre d’utiliser une ou plusieurs de ces options selon la nature de la facture à établir.
Une fois votre facture complétée, vous pouvez la valider pour officialiser son enregistrement. Cela la rend disponible à l’envoi et à la liaison avec un paiement. Pour ce faire, cliquez sur le bouton d’actions (trois petits points). Le menu déroulant vous permettra :
de valider la facture,
de la prévisualiser avant envoi,
de l’envoyer directement à votre client,
ou encore de la lier à un paiement si celui-ci a déjà été reçu.
Ce menu vous donne également la possibilité de supprimer si nécessaire.
Envoyer la facture
Envoyer la facture
Lorsque votre facture est terminée, vous pouvez l'envoyer via le bouton d'action "Envoyer la facture".
Après avoir cliqué dessus, un pop-up s'ouvrira vous permettant de compléter les différentes données nécessaire à l'envoie.
L'envoie de facture se décompose en 4 parties :
Lette d'accompagnement
Annexe
Fichiers à générer + type d'envoi
Envoyer
Lettre d'accompagnement et annexe :
Lors de l'envoie de votre facture, vous aurez l'occasion de rajoute ou non une lettre d'accompagnement ainsi qu'une annexe.
Un article à ce sujet est déjà disponible dans le centre d'aide : Les modèles de fichiers
Fichiers à générer + type d'envoi
Dans cette partie, vous allez pouvoir générer le(s) fichier(s) que vous souhaitez.
Ensuite, vous devrez sélectionner le type d'envoi que vous souhaitez. Il est possible d'envoyer la facture via mail et/ou sur Peppol.
Pour finir par les paramètres de votre PDF :
Template : Cette partie est expliqué dans l'article sur les sociétés.
les paramètres d'affichage.
Envoyer :
Dans la dernière partie, vous allez pouvoir choisir les pièces jointes supplémentaire que vous souhaitez potentiellement envoyer également.
C'est aussi dans cette partie que vous pourrez rédiger votre mail si vous avez choisi ce mode d'envoi.
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