Le logiciel Merlin vous permet de gérer facilement vos différentes notes de crédit de vente.
Il existe plusieurs façons de créer une note de crédit dans Merlin :
soit manuellement, depuis le module Centre financier ;
soit à partir d’une facture de vente existante, ce qui permet de pré-remplir automatiquement les informations pertinentes.
Dans cet article, nous allons détailler chacune de ces méthodes pas à pas.
Pour créer une note de crédit, commencez par vous rendre dans l’onglet Centre financier de la barre latérale.
Une fois dans le module, cliquez sur l’onglet Ventes en haut de l’écran. C’est à cet endroit que vous retrouverez la section dédiée aux notes de crédit de vente.
Si la note de crédit concerne une facture déjà validée dans le système, vous pouvez la générer directement depuis celle-ci.
Depuis l’onglet Ventes, dans la section Factures de vente, sélectionnez la facture concernée dans la liste. Assurez-vous qu’elle soit bien en statut Validé pour pouvoir initier une note de crédit à partir de celle-ci.
Une fois dans le détail de la facture, ouvrez le menu d’actions en cliquant sur les trois points situés en haut à droite de l'écran.
Cliquez ensuite sur Annuler facture.
Cette action déclenche automatiquement la création d’une note de crédit liée à la facture annulée. Elle reprend l'ensemble des informations de la facture initiale, tout en permettant d’y apporter des ajustements si nécessaire avant validation.
Le statut de la facture passe automatiquement à Annulé et une note de crédit est créée et liée.
Un lien direct vers cette note est visible dans la fiche de la facture.
Une fois la facture annulée, la note de crédit est automatiquement générée et accessible depuis l'onglet Notes de crédit de vente.
Toutes les informations sont préremplies à partir de la facture annulée : le client, le projet, les lignes d’articles, la TVA, les montants, etc.
Sur la droite de l’écran, un lien vers la facture initiale permet de retrouver facilement le document annulé.
Le statut de la note de crédit est alors Validé par défaut.
En plus de l’annulation automatique d’une facture, il est également possible de créer une note de crédit manuellement.
Pour cela, rendez-vous dans l’onglet « Notes de crédit de vente » situé dans le menu Ventes. Cet espace centralise toutes les notes de crédit émises, qu’elles soient générées automatiquement ou créées manuellement.
C’est ici que vous pourrez ajouter une nouvelle note de crédit librement, sans passer par une facture existante.
Une fois dans l’onglet « Notes de crédit de vente », cliquez sur le bouton « Créer une note de crédit de vente » en haut à droite.
Cela vous permet de générer une nouvelle note de crédit à partir d’un formulaire vierge, sans lien direct avec une facture existante.
Vous arrivez ensuite sur l’écran de création de la note de crédit.
Dans la colonne latérale droite, vous devez remplir les informations principales du document .
Ces champs sont nécessaires pour que la note de crédit soit correctement intégrée.
Après avoir renseigné la société (obligatoire) et éventuellement le département (facultatif), vous devez sélectionner un client et un projet associés à la note de crédit. Ces champs sont obligatoires, car ils permettent d’identifier clairement à qui s’applique le remboursement (ou l’annulation) et dans le cadre de quel projet.
Ces listes déroulantes affichent uniquement les clients et projets en lien avec la société renseignée précédemment.
Une fois le client et le projet sélectionnés, vous pouvez lier la note de crédit à une facture de vente existante. Ce champ facultatif permet de retracer clairement l’origine du remboursement ou de la correction effectuée.
Lier une note de crédit manuelle à une facture ne préremplit pas les lignes d'article et ne vous contraint pas dans leur création.
Choisissez ici le taux de TVA applicable à la note de crédit. Ce taux sera utilisé par défaut pour toutes les lignes de la note.
Vous pouvez toujours ajuster la TVA au cas par cas directement sur chaque ligne du document par la suite, si nécessaire.
Indiquez ensuite la date de facturation souhaitée. Par défaut, cette date est préremplie avec la date du jour, mais vous pouvez la modifier si nécessaire. Activez l’option Date de facturation imposée si vous souhaitez modifier la date du jour appliquée par défaut.
Attention à respecter les principes de bonnes pratiques, notamment comptables, si vous fixez manuellement la date.
Une fois tous les champs obligatoires complétés, cliquez sur "Enregistrer" pour sauvegarder la note de crédit et entamer la création des différents postes d'article.
Pour la suite de la création de la note de crédit manuelle, vous pouvez suivre la démarche similaire détaillée dans l'article sur les factures de vente.
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