Depuis le menu Centre financier, vous pouvez consulter et gérer l’ensemble des paiements liés à vos achats et vos ventes.
Dans le Centre financier, cliquez sur l’onglet Paiements situé en haut de l’écran. Cet onglet vous donne accès à la liste complète des mouvements bancaires importés, qu’ils soient liés à vos achats ou à vos ventes.
Depuis l’onglet Paiements, la réconciliation des paiements avec les documents comptables correspondants (factures, avoirs, etc.) est programmée automatiquement toutes les 4 heures environ.
Vous pouvez cependant forcer la réconciliation. Pour cela, cliquez sur le bouton à trois points "..."situé au-dessus du tableau, puis sélectionnez Forcer synchro et réconciliation auto.
Cette action déclenche une tentative de correspondance automatique entre les lignes de paiement et les documents existants dans votre système.
Dans le tableau des paiements, chaque ligne possède un statut qui reflète son état de réconciliation.
Si un rapprochement clair est trouvé (même montant, même tiers, même date), le paiement sera automatiquement réconcilié et passera en statut Réconcilié automatiquement.
Les lignes qui ne peuvent pas être appariées automatiquement resteront en statut À réconcilier pour un traitement manuel ultérieur.
Ignoré correspond à l'ensemble des mouvements sortants.
Partiellement réconcilié signifie qu'une partie du montant du paiement a été affectée à un ou plusieurs documents, mais il reste un solde à traiter.
Réconcilié signifie que le paiement a été apparié à un ou plusieurs documents grâce à la fonction de réconciliation manuelle.
Lorsque Merlin ne parvient pas à rapprocher automatiquement un paiement à un document comptable, il est possible de procéder à une réconciliation manuelle.
Pour ce faire, cliquez sur un paiement affiché comme "À réconcilier" dans la liste des paiements. Vous accédez alors à une fiche détaillée du paiement contenant :
Le montant reçu et la banque émettrice ;
Les informations générales comme la communication, le montant déjà réconcilié, et le solde à réconcilier ;
La section Réconciliations, qui listera les documents associés une fois la réconciliation effectuée.
Pour lancer la réconciliation, cliquez sur l’icône de chaînage 🔗 située en haut à droite de la fiche.
Vous serez alors redirigé vers une interface vous permettant de sélectionner manuellement le ou les documents à associer à ce paiement. Une fois validé, le statut du paiement passera à "Réconcilié" ou "Partiellement réconcilié" selon le cas.
Une fois que vous avez cliqué sur l’icône de chaînage, une fenêtre s’ouvre pour vous permettre de lier la transaction à une ou plusieurs factures.
Dans cette fenêtre, vous trouverez :
La liste de toutes les factures validées dans votre environnement ;
Des colonnes utiles pour filtrer (client, projet, date de facturation…) ;
Un champ de recherche pour retrouver rapidement une facture spécifique.
Sélectionnez une ou plusieurs factures correspondant au montant de la transaction, puis cliquez sur "Ajouter facture" en bas à droite pour valider la réconciliation.
Si une erreur a été commise lors de la liaison d’un paiement à une facture, il est possible d’annuler cette opération.
Dans la fiche du paiement concerné, une ligne récapitule la ou les factures associées, ainsi que le montant réconcilié.
Cliquez sur l’icône en forme de croix située à droite de la ligne concernée. Une confirmation vous sera demandée. Une fois validée, la réconciliation sera supprimée et le paiement repassera au statut “À réconcilier”.
