La base de données (DB) articles du logiciel Arthur regroupe tous les produits et services que vous pouvez intégrer à vos différents bons et devis.
Dans cet article, nous vous guidons pas à pas pour créer une nouvelle réduction dans cette base.
Depuis le menu latéral gauche d’Arthur, ouvrez la section Articles puis cliquez sur DB Articles. C’est à cet endroit que vous allez pouvoir visualiser, créer ou modifier tous les articles et services enregistrés dans votre base de données.
Une fois dans le module DB Articles, vous avez accès à la liste complète des éléments déjà encodés dans le logiciel. Pour en créer un nouveau, cliquez simplement sur le bouton « Ajouter un article » en haut de l’écran.
Ce bouton vous permet d’ajouter aussi bien un article qu’un service, qu'une composition ou une réduction.
Cela ouvrira une nouvelle fiche vierge à compléter avec toutes les informations nécessaires.
Vous arrivez à présent sur la fiche de création. La première section à compléter est celle intitulée Article :
Code article : sert d’identifiant unique à la réduction.
Description : nom visible de la réduction dans les documents.
Type : dans notre cas, choisissez Réduction.
Langue : sélectionnez la langue d’encodage.
Deux options supplémentaires sont également configurables. Vous pouvez d'abord décider de rendre la réduction obsolète. Si la réduction est obsolète, elle ne sera plus utilisable dans le logiciel. Cependant, l'effet n'est pas rétroactif. En conséquence, les documents contenant cette réduction nouvellement obsolète resteront disponibles et inchangés.
Vous pouvez également décider de rendre disponible pour la vente votre nouvelle réduction. Si, au contraire, vous ne le sélectionnez pas, il ne vous sera pas possible d'insérer cette nouvelle réduction dans les devis.
Ces premières informations structurent la fiche. Les champs restants sont organisés par blocs.
Dans la section latérale intitulée Article, vous pouvez préciser le cadre d’utilisation de la réduction dans l’entreprise :
Délivrance(s) (obligatoire) : dans le cas d'une réduction, il faut toujours indiquer Interne.
Centres de production : à renseigner si la réduction est liée à une unité de production spécifique. Si aucun centre n'est renseigné, elle sera disponible dans tous les centres.
Activité(s) (obligatoire) : champs restrictif qui détermine le ou les domaines d’activité où la réduction sera utilisée.
Familles d'article : champs non restrictif qui permet de classifier la réduction et de faciliter sa cherche ultérieure. Une réduction peut être dans plusieurs familles.
Ces paramètres peuvent influencer la disponibilité et la visibilité de la réduction dans le logiciel.
Dans l’encadré Unité, vous définissez comment sera mesuré et géré la réduction dans le stock :
Type d’unité (obligatoire) : indique la nature de l’unité (ex. Unité, Surface, Volume, Poids…).
Unité par défaut (obligatoire) : correspond à l’unité utilisée pour les transactions (par ex. Boite, M², Kg…).
Dans la section Prix, vous devez spécifier la forme de la réduction :
Type de réduction : Forfaitaire ou Pourcentage.
“Forfaitaire” ou "Pourcentage": permet de saisir le montant exact si vous avez choisi le type “Forfaitaire” ou le pourcentage si vous avez choisi le type "Pourcentage".
Dans la section Informations, un champs permet de préciser davantage votre réduction :
Type d’article : permet de classer la réduction selon une typologie. Les types sont configurables dans les paramètres.
Cet élément est facultatif mais utile pour affiner les recherches et filtrages dans la base d’articles.
Dans la section Liens et caractéristiques, vous pouvez enrichir la fiche de la réduction avec des informations optionnelles mais utiles :
Familles d’article liées : permet d’associer la réduction à d’autres familles qui seront automatiquement ajoutées au devis lorsque vous ajoutez la réduction en question.
Articles liés : permet d’associer la réduction à d’autres articles qui seront automatiquement ajoutés au devis lorsque vous ajoutez la réduction en question.
Ces champs facilitent le classement, la recherche et l’exploitation commerciale ou technique des articles.
Dans la section Comptes comptable, vous pouvez indiquer les paramètres comptables associés à la réduction :
Compte comptable acompte : utilisé lors de la facturation d’acomptes.
Compte comptable solde : pour les factures finales ou soldes.
Code analytique compatibilité externe : permet de faire le lien avec la comptabilité analytique.
Code analytique compatibilité externe 2 : champ complémentaire pour une deuxième dimension analytique.
Ces champs sont essentiels pour assurer une bonne intégration comptable des articles.
Les champs dédiés à la garantie ne sont pas destinés à être utilisés dans le cas d'une réduction.
Dans la section Description, vous pouvez compléter deux champs importants :
Description détaillée : permet de renseigner des informations complémentaires qui seront visibles lors de la sélection de la réduction dans les documents.
Note interne : ce champ est réservé à des remarques utiles uniquement en interne (non visibles sur les documents destinés au client).
Ces informations aident à la bonne compréhension et à l’usage correct de la réduction.
Les descriptions et descriptions détaillées des articles peuvent être affichées automatiquement dans les documents PDF, comme les devis. Pour gérer leur affichage, accédez à :
Paramètres > Remise de prix et devis > Modèles devis PDF
Vous pouvez configurer :
L’affichage des descriptions : en normal ou gras
L’inclusion des descriptions détaillées
L’affichage des descriptions détaillées en normal ou italique
Ces options permettent de personnaliser le rendu final de vos devis selon les préférences commerciales de l’entreprise.
Les champs dédiés aux informations photovoltaïques ne sont pas destinés à être utilisés dans le cas d'une réduction. Ils sont amenés à disparaître.
