La base de données (DB) articles du logiciel Arthur regroupe tous les produits et services que vous pouvez intégrer à vos différents bons et devis.
Dans cet article, nous vous guidons pas à pas pour créer un nouvel article ou service dans cette base.
Depuis le menu latéral gauche d’Arthur, ouvrez la section Articles puis cliquez sur DB Articles. C’est à cet endroit que vous allez pouvoir visualiser, créer ou modifier tous les articles et services enregistrés dans votre base de données.
Une fois dans le module DB Articles, vous avez accès à la liste complète des éléments déjà encodés dans le logiciel. Pour en créer un nouveau, cliquez simplement sur le bouton « Ajouter un article » en haut de l’écran.
Ce bouton vous permet d’ajouter aussi bien un article qu’un service, qu'une composition ou une réduction.
Cela ouvrira une nouvelle fiche vierge à compléter avec toutes les informations nécessaires.
Vous arrivez à présent sur la fiche de création. La première section à compléter est celle intitulée Article :
Code article : sert d’identifiant unique à l’article.
Description : nom visible de l'article dans les documents.
Type : dans notre cas, choisissez Article ou Service.
Langue : sélectionnez la langue d’encodage.
Deux options supplémentaires sont également configurables. Vous pouvez d'abord décider de rendre l'article obsolète. Si l'article est obsolète, il ne sera plus utilisable dans le logiciel. Cependant, l'effet n'est pas rétroactif. En conséquence, les documents contenant cet article nouvellement obsolète resteront disponibles et inchangés.
Vous pouvez également décider de rendre disponible pour la vente votre nouvel article. Si, au contraire, vous ne le sélectionnez pas, il ne vous sera pas possible d'insérer ce nouvel article dans les devis.
Ces premières informations structurent la fiche. Les champs restants sont organisés par blocs.
Dans la section latérale intitulée Article, vous pouvez préciser le cadre d’utilisation de l’article dans l’entreprise :
Délivrance(s) (obligatoire) : déterminer si l'article est délivré en Interne, Externe ou par un Fournisseur.
Centres de production : à renseigner si l’article est lié à une unité de production spécifique. Si aucun centre n'est renseigné, il sera disponible dans tous les centres.
Activité(s) (obligatoire) : champs restrictif qui détermine le ou les domaines d’activité où l’article sera utilisé.
Familles d'article : champs non restrictif qui permet de classifier l’article et de faciliter sa cherche ultérieure. Un article peut être dans plusieurs familles.
Ces paramètres peuvent influencer la disponibilité et la visibilité de l’article dans le logiciel.
Dans l’encadré Unité, vous définissez comment sera mesuré, vendu ou géré l’article dans le stock :
Type d’unité (obligatoire) : indique la nature de l’unité (ex. Unité, Surface, Volume, Poids…).
Unité par défaut (obligatoire) : correspond à l’unité utilisée pour les transactions (par ex. Boite, M², Kg…).
Mode de stock : permet de déterminer si l'article n'a Pas de stock, a un Stock ou a un Stock de fond (utilisé pour les petits articles qui ne sont pas impactés par les mouvements issus des bons de sortie, ex. des vis).
Lorsque vous passez le Mode de stock de Stock ou Stock de fond à Pas de stock, cela engendre inévitablement la suppression totale du stock concerné dans le logiciel.
Ces paramètres conditionnent les conversions, les mouvements de stock et les différents bons associés.
Le champs Mode de stock n'est disponible que pour les articles et non pour les services.
Dans le bloc Prix, vous encodez une valeur financière liées à l’article :
PA (Prix d’achat) : prix d’achat unitaire hors TVA.
Ensuite, il vous reste à fixer les valeurs financières suivantes :
PR (Prix de revient) : coût global de l’article (PA + frais indirects).
PV (Prix de vente) : tarif de vente HTVA.
Pour ce faire, vous devez renseigner les coefficients associés pour automatiser le calcul des prix à partir du prix d’achat.
Dans la section Informations, deux champs permettent de préciser davantage votre article :
Type d’article : permet de classer l’article selon une typologie. Les types sont configurables dans les paramètres.
Marque d’article : renseignez ici la marque associée à l’article si nécéssaire. Les marques sont configurables dans les paramètres.
Le champs Marque de l'article n'est disponible que pour les articles et non pour les services.
Ces éléments sont facultatifs mais utiles pour affiner les recherches et filtrages dans la base d’articles.
Dans la section Liens et caractéristiques, vous pouvez enrichir la fiche article avec des informations optionnelles mais utiles :
Caractéristiques article : sélectionnez des attributs spécifiques à cet article. Ces attributs sont configurables dans les paramètres.
Familles d’article liées : permet d’associer l’article à d’autres familles qui seront automatiquement ajoutées au devis lorsque vous ajoutez l'article en question.
Articles liés : permet d’associer l’article à d’autres articles qui seront automatiquement ajoutés au devis lorsque vous ajoutez l'article en question.
Le champs Marque de l'article n'est disponible que pour les articles et non pour les services.
Ces champs facilitent le classement, la recherche et l’exploitation commerciale ou technique des articles.
Dans la section Comptes comptable, vous pouvez indiquer les paramètres comptables associés à l’article :
Compte comptable acompte : utilisé lors de la facturation d’acomptes.
Compte comptable solde : pour les factures finales ou soldes.
Code analytique compatibilité externe : permet de faire le lien avec la comptabilité analytique.
Code analytique compatibilité externe 2 : champ complémentaire pour une deuxième dimension analytique.
Ces champs sont essentiels pour assurer une bonne intégration comptable des articles.
Dans la section Garanties, vous pouvez indiquer les conditions spécifiques liées à l’article :
Garantie matériel : durée applicables à la garantie du matériel.
Garantie main d'œuvre : durée pour la main-d’œuvre si l'article/service en implique.
Inclure dans la maintenance : cochez cette option si l’article doit être automatiquement inclu dans le cadre d’un contrat de maintenance.
Ces informations permettent d’automatiser les suivis de garantie et d’assurer un bon service après-vente.
Dans la section Description, vous pouvez compléter deux champs importants :
Description détaillée : permet de renseigner des informations complémentaires qui seront visibles lors de la sélection de l’article dans les documents.
Note interne : ce champ est réservé à des remarques utiles uniquement en interne (non visibles sur les documents destinés au client).
Ces informations aident à la bonne compréhension et à l’usage correct de l’article.
Les descriptions et descriptions détaillées des articles peuvent être affichées automatiquement dans les documents PDF, comme les devis. Pour gérer leur affichage, accédez à :
Paramètres > Remise de prix et devis > Modèles devis PDF
Vous pouvez configurer :
L’affichage des descriptions : en normal ou gras
L’inclusion des descriptions détaillées
L’affichage des descriptions détaillées en normal ou italique
Ces options permettent de personnaliser le rendu final de vos devis selon les préférences commerciales de l’entreprise.
Pour les articles liés au photovoltaïque, une section spécifique est disponible en bas de la fiche article. Il suffit d’activer le bouton "Est PVO" pour afficher le champ suivant :
Type : choisissez parmi Panneau, Batterie, Optimiseur, Onduleur, Borne ou Câble.
La suite des champs à remplir varie selon le type sélectionné.
Le champs PVO de l'article n'est disponible que pour les articles et non pour les services.
Une fois tous les champs complétés, cliquez sur le bouton rouge Sauvegarder en haut à droite de l’écran pour enregistrer l’article.
Si des champs obligatoires ne sont pas remplis, un message d’erreur vous alertera.
