La base de données (DB) articles du logiciel Arthur regroupe tous les produits, services et compositions que vous pouvez intégrer à vos différents bons et devis.
Dans cet article, nous vous guidons pas à pas pour créer une nouvelle composition dans cette base.
Depuis le menu latéral gauche d’Arthur, ouvrez la section Articles puis cliquez sur DB Articles. C’est à cet endroit que vous allez pouvoir visualiser, créer ou modifier tous les articles et services enregistrés dans votre base de données.
Une fois dans le module DB Articles, vous avez accès à la liste complète des éléments déjà encodés dans le logiciel. Pour en créer une nouvelle composition, cliquez simplement sur le bouton « Ajouter un article » en haut de l’écran.
Ce bouton vous permet d’ajouter aussi bien un article qu’un service, qu'une composition ou une réduction.
Cela ouvrira une nouvelle fiche vierge à compléter avec toutes les informations nécessaires.
Vous arrivez à présent sur la fiche de création. La première section à compléter est celle intitulée Article :
Code article : sert d’identifiant unique à l’article.
Description : nom visible de la composition dans les documents.
Type : dans notre cas, choisissez Composition.
Langue : sélectionnez la langue d’encodage.
Deux options supplémentaires sont également configurables. Vous pouvez d'abord décider de rendre la composition obsolète. Si la composition est obsolète, elle ne sera plus utilisable dans le logiciel. Cependant, l'effet n'est pas rétroactif. En conséquence, les documents contenant cette composition nouvellement obsolète resteront disponibles et inchangés.
Vous pouvez également décider de rendre disponible pour la vente votre nouvelle composition. Si, au contraire, vous ne le sélectionnez pas, il ne vous sera pas possible d'insérer cette nouvelle composition dans les devis.
Ces premières informations structurent la fiche. Les champs restants sont organisés par blocs.
Dans la section latérale intitulée Article, vous pouvez préciser le cadre d’utilisation de la composition dans l’entreprise :
Délivrance(s) (obligatoire) : déterminer si la composition est délivrée en Interne, Externe ou par un Fournisseur.
Centres de production : à renseigner si la composition est liée à une unité de production spécifique.
Activité(s) (obligatoire) : champs restrictif qui détermine le ou les domaines d’activité où la composition sera utilisée.
Familles d'article : champs non restrictif qui permet de classifier la composition et de faciliter sa cherche ultérieure. Une composition peut être dans plusieurs familles.
Ces paramètres peuvent influencer la disponibilité et la visibilité de la composition dans le logiciel.
Dans l’encadré Unité, vous définissez comment sera mesuré, vendu ou géré la composition :
Type d’unité (obligatoire) : indique la nature de l’unité (ex. Unité, Surface, Volume, Poids…).
Unité par défaut (obligatoire) : correspond à l’unité utilisée pour les transactions (par ex. Boite, M², Kg…).
Ces paramètres conditionnent les conversions, les mouvements de stock et les différents bons associés.
Dans la section Informations, deux champs permettent de préciser davantage votre article :
Type d’article : permet de classer l’article selon une typologie. Les types sont configurables dans les paramètres.
Détails composition visible : permet de détailler le contenu de la composition dans les différents documents.
Dans la section Liens et caractéristiques, vous pouvez enrichir la composition avec des informations optionnelles mais utiles :
Caractéristiques article : sélectionnez des attributs spécifiques à cette composition. Ces attributs sont configurables dans les paramètres.
Familles d’article liées : permet d’associer la composition à d’autres familles qui seront automatiquement ajoutées au devis lorsque vous ajoutez la composition en question.
Articles liés : permet d’associer la composition à d’autres articles qui seront automatiquement ajoutés au devis lorsque vous ajoutez la composition en question.
Ces champs facilitent le classement, la recherche et l’exploitation commerciale ou technique des articles.
Dans la section Comptes comptable, vous pouvez indiquer les paramètres comptables associés à la composition :
Compte comptable acompte : utilisé lors de la facturation d’acomptes.
Compte comptable solde : pour les factures finales ou soldes.
Code analytique compatibilité externe : permet de faire le lien avec la comptabilité analytique.
Code analytique compatibilité externe 2 : champ complémentaire pour une deuxième dimension analytique.
Ces champs sont essentiels pour assurer une bonne intégration comptable des articles.
Dans la section Garanties, vous pouvez indiquer les conditions spécifiques liées à la composition :
Garantie matériel : durée applicables à la garantie du matériel.
Garantie main d'œuvre : durée pour la main-d’œuvre si la composition en implique.
Inclure dans la maintenance : cochez cette option si la composition doit être automatiquement inclu dans le cadre d’un contrat de maintenance.
Ces informations permettent d’automatiser les suivis de garantie et d’assurer un bon service après-vente.
Dans la section Description, vous pouvez compléter deux champs importants :
Description détaillée : permet de renseigner des informations complémentaires qui seront visibles lors de la sélection de la composition dans les documents.
Note interne : ce champ est réservé à des remarques utiles uniquement en interne (non visibles sur les documents destinés au client).
Ces informations aident à la bonne compréhension et à l’usage correct de la composition.
Les descriptions et descriptions détaillées des articles peuvent être affichées automatiquement dans les documents PDF, comme les devis. Pour gérer leur affichage, accédez à :
Paramètres > Remise de prix et devis > Modèles devis PDF
Vous pouvez configurer :
L’affichage des descriptions : en normal ou gras
L’inclusion des descriptions détaillées
L’affichage des descriptions détaillées en normal ou italique
Ces options permettent de personnaliser le rendu final de vos devis selon les préférences commerciales de l’entreprise.
Le champs destiné aux informations photovoltaïques est présent par défaut. Cependant, il vous est conseillé de ne pas l'utilisé dans le cadre d'une composition car les caractéristiques photovoltaïques de cette dernière seront héritées des articles que vous ajouterez dans la composition.
Comme l’article que vous créez est une composition, vous devez également remplir la section Composition(s).
Cliquez sur le bouton « + Ajouter » en haut à droite de la section.
Une ligne s’ajoute, vous permettant de configurer les éléments suivants :
Quantité à partir de : quantité minimale à partir de laquelle cette composition est appliquée.
PR : prix de revient estimé pour la composition.
Coefficient de marge : coefficient appliqué pour obtenir le prix de vente à partir du prix de revient.
Prix total : calcul automatique basé sur les composants et le coefficient de marge.
Prix par défaut : cochez cette case si vous souhaitez appliquer ce prix comme référence par défaut.
Pour ajouter des articles à cette ligne de composition, cliquez ensuite sur le "+" situé à droite de la ligne.
Une composition peut contenir plusieurs lignes de composition, ce qui est utile pour gérer des variantes selon les quantités.
