L’ajout d’un nouvel utilisateur dans Merlin se fait depuis le menu Paramètres, accessible via la barre latérale gauche.
Une fois dans les Paramètres, cliquez sur la section Utilisateurs située dans l’arborescence de gauche sous « Ma société ».
Cette section vous permet de consulter la liste des utilisateurs actuels et d’en ajouter de nouveaux.
Une fois dans la section Utilisateurs, cliquez sur le bouton Ajouter un utilisateur situé en haut à droite de l’écran.
Cela vous permettra de renseigner les informations nécessaires à la création du compte (nom, prénom, adresse e-mail, rôle, etc.).
Une fois le bouton Ajouter un utilisateur cliqué, un formulaire s’ouvre.
Il vous suffit de compléter les champs suivants :
Prénom (obligatoire)
Nom (obligatoire)
E-mail (obligatoire) : adresse professionnelle assignée à l’utilisateur.
Rôles (obligatoire) : choisissez parmi les rôles définis dans l’instance.
Langue (obligatoire)
Signature (optionnel) : permet d’ajouter une signature personnalisée.
En bas du formulaire d’ajout d’utilisateur, vous pouvez configurer l’envoi et la réception des e-mails via un serveur SMTP personnalisé.
Trois options sont disponibles :
None (par défaut) : l'utilisateur n'envoie ni ne reçoit d’e-mails via sa propre messagerie. Dans ce cas, la boîte mail n’est pas liée, et les e-mails ne sont pas automatiquement associés aux fiches clients.
IMAP : permet de relier un compte de messagerie personnel via les protocoles IMAP/SMTP, pour envoyer et recevoir des e-mails depuis Merlin.
O365 : connexion directe à une messagerie professionnelle hébergée sur Microsoft 365 (Office 365), également pour envoyer et recevoir des e-mails.
Ce paramètre est essentiel si vous souhaitez que l’utilisateur utilise sa propre adresse professionnelle pour gérer ses échanges, tout en gardant une synchronisation complète avec sa boîte d’envoi et les fiches clients dans Merlin.
Lorsque vous avez enregistré une première fois les paramètres du nouvel utilisateur, une case à cocher « Accès désactivé » est maintenant disponible sous les champs principaux.
Case décochée : l’utilisateur pourra se connecter à Merlin avec ses identifiants.
Case cochée : l’utilisateur est créé, mais n’a pas accès à la plateforme. Il ne pourra donc pas se connecter.
Par défaut, chaque utilisateur reçoit des initiales comme avatar. Vous pouvez personnaliser cela en ajoutant une photo de profil.
Pour ce faire, cliquez sur l’icône sous les initiales de l’utilisateur, puis importez l’image souhaitée depuis votre ordinateur.
En cliquant sur les trois petits points à côté du nom de l’utilisateur, vous pouvez accéder à deux options importantes :
Supprimer : pour retirer définitivement l’utilisateur de la plateforme.
Réinitialiser mot de passe : envoie un e-mail à l’utilisateur pour qu’il définisse un nouveau mot de passe.
