Depuis le menu Paramètres, vous pouvez accéder à la configuration des types d’e-mail utilisés dans le logiciel.
Cette section vous permet de personnaliser et de structurer les différents gabarits de messages envoyés automatiquement ou manuellement depuis Merlin, selon le contexte.
En cliquant sur Paramètres > Emails > Type d’e-mail, vous accédez à la liste des types existants et avez la possibilité de :
Consulter les modèles prédéfinis,
Ajouter de nouveaux types d’e-mail,
Modifier le contenu, les objets, et les variables dynamiques utilisées dans chaque type d’e-mail.
Depuis l’écran listant les types d’e-mail existants, vous pouvez en ajouter un nouveau en cliquant sur le bouton « Ajouter un type d’e-mail » (icône ➕).
Une fois le bouton « Ajouter un type d’e-mail » cliqué, vous accédez à un formulaire à compléter. Les champs suivants sont disponibles :
Dénomination : nom du type d’e-mail. Il est possible de le renseigner dans plusieurs langues.
Contexte (obligatoire) : permet d’associer le type d’e-mail à un contexte prédéfini.
Couleur de texte / Couleur de fond : personnalisez l’affichage en attribuant une couleur d’identification manuellement.
Couleur prédéfinie : vous pouvez choisir une combinaison déjà enregistrée.
Affiché par défaut : activez cette option si vous souhaitez que ce type d’e-mail soit sélectionné automatiquement.
Actif : permet d’activer ou de désactiver ce type d’e-mail.
L'affichage par défaut est lié au contexte déterminé. Pour tout contexte, un seul type d'e-mail peut être défini par défaut. En conséquence, si vous définissez un nouveau type d'e-mail par défaut, le précédent se désélectionnera automatiquement.
Lorsque vous avez terminé la configuration, n'oubliez pas de cliquer sur "Enregistrer".
Une fois les informations générales du type d’e-mail renseignées, vous avez la possibilité d’y associer un ou plusieurs modèles d’e-mail. Ces modèles permettent de prédéfinir le contenu des messages envoyés.
Pour cela, cliquez sur le bouton « Ajouter une ligne » dans la section Modèles d’e-mail.
Lors de l’ajout d’un nouveau modèle d’e-mail, vous devez remplir les informations générales suivantes :
Objet de l’e-mail (obligatoire) : ce champ correspond au titre qui apparaîtra dans la boîte de réception du destinataire.
Langue (obligatoire) : permet d’adapter le modèle en fonction de la langue du destinataire.
E-mail de l’expéditeur : adresse utilisée pour l’envoi de l’e-mail.
Nom de l’expéditeur : nom affiché dans la boîte de réception du client.
Destinataire en copie : permet de mettre une ou plusieurs adresses e-mail en copie.
Destinataire(s) en copie cachée : envoie une copie à d’autres adresses sans que les destinataires principaux ne le voient.
Actif : permet d’activer ou désactiver le modèle.
Dans cette section, vous pouvez rédiger le message qui sera envoyé automatiquement. Le champ de texte accepte un format HTML, ce qui permet de styliser le contenu (gras, italique, titres, liens, etc.).
Vous pouvez également insérer des variables dynamiques. Ces balises seront automatiquement remplacées par les informations contextuelles lors de l’envoi de l’e-mail.
Cela vous permet de personnaliser automatiquement vos messages sans ressaisie manuelle.
Lors de la rédaction de votre modèle d’e-mail, vous pouvez insérer des variables dynamiques en cliquant sur le symbole @. Une liste de suggestions s’ouvrira automatiquement.
Ces variables seront remplacées automatiquement par les données correspondantes au moment de l’envoi. Cela vous permet de personnaliser vos messages.
