Dans un projet en exécution, il est possible de créer des bons de commande libre ou lié à un contrat.

Dans cet article, nous parlerons des bons de commande de type contrat. La particularité d'un bon de commande de type contrat réside dans le fait qu'il est associé à un contrat de votre projet de votre choix. Donc, tant que le contrat n'a pas été entièrement commandé, il est possible de faire plusieurs bons de commande liés au même contrat. De plus, ces bons de commande sont également lié entre eux en plus d'être lié au même contrat.

Pour créer un bon de commande de type contrat, rendez-vous dans l'onglet "Bons de commande" du menu "Exécution" de votre projet. Dedans, la liste complète des bons de commande libre est liée à un contrat est regroupé.

Pour créer un nouveau bon de commande, cliquez sur le bouton d'action "Ajouter un bon de commande".

Ensuite, sélectionnez le bon de commande de type contrat.

Création d'un bon de commande de type contrat

Vous voici dans l'espace de création d'un bon de commande. Dans un premier temps, vous allez encoder une série d'informations concernant le bon de commande.

La société*
Le département*
Le contrat*
Le type de livraison
La date souhaitée de livraison
La description

La société et le département :

De base, ces deux données sont préremplies en fonction de la société et du département de votre projet. Cependant, vous êtes libre de les changer comme bon vous semble.

Le contrat et le fournisseur :

C'est ici que vous allez pouvoir sélectionner le contrat de votre projet que vous souhaitez lier à votre bon de commande. Une fois le contrat sélectionné, le fournisseur du contrat sera automatiquement encodé au bon de commande.

Le type de livraison :

3 types de livraison sont disponible pour un bon de commande :

Chantier
Dépôt
Retrait en magasin

Pour chaque type de livraison, le lieu de livraison y est également indiqué. Concernant les types de livraison chantier et dépôt, le lieu de livraison est définit en fonction de ce que vous avez renseigné préalablement.

Concernant le type de livraison "retrait en magasin", vous allez devoir indiqué l'adresse directement dans le bon de commande en cliquant sur le bouton d'action "+".

Une interface s'ouvrira alors dans laquelle vous pourrez y indiquer l'adresse.

Les deux dernières données à encoder sont la date souhaitée de livraison et potentiellement une description.

Une fois toutes ces données remplies, vous pouvez enregistrer votre bon de commande en cliquant sur le bouton d'action "Enregistrer" en bas de votre écran.

Une fois votre bon de commande créé, vous pouvez constater que toutes les lignes du métré assignées au contrat que vous avez choisis se sont ajoutées à votre bon de commande.

Avant de pouvoir passer à la réception, il faut dans un premier temps, définir les quantités commandées dans ce bon de commande par rapport au contrat.

Pour ce faire, il faut encoder les quantités dans la colonne "quantité commandée".

Suivi global

Dans le suivi global, vous pouvez accéder à une liste globale de tous les bon de commande de vos projets.

Pour ce faire, rendez-vous dans la rubrique "Suivi global" puis dans le menu "Sous-traitance & achats". Vous aurez alors un sous-menu "Bons de commande"

Pour chaque bon de commande, vous avez accès une série d'informations représentées sous forme de tableau :

Référence
Société
Département
Statuts
Nombre de réceptions
Total HTVA
Reste à commander
Total déjà commandé
Contrat
Nom du projet
Client/Maître d'ouvrage
Id du projet
Référence interne

En cliquant sur un bon de commande, vous serez automatiquement redirigé vers ce dernier dans son projet.

Réceptionner un bon de commande

Maintenant que votre bon de commande est totalement encodé, vous allez pouvoir commencer à gérer les différentes commandes via la réception.

Les différentes colonnes informatives :

Passons maintenant aux colonnes qui concernent les commandes. Dans chaque bon de commande, vous retrouvez 6 colonnes conçue pour la réception d'un bon de commande :

La quantité prévue : Cette quantité correspond à la quantité de base dans le contrat.

La quantité déjà commandée : Cela correspond aux quantités de tous les bons de commande déjà commandée liés au même contrat.

La quantité restante à commandée : Elle est la soustraction de la quantité prévue moins la quantité déjà commandée. La quantité restante du contrat à commander.

La quantité commandée : C'est la quantité commandée lors de ce bon de commande.

La quantité réceptionnée : C'est la quantité réceptionnée pour ce bon de commande.

La quantité restante à recevoir : C'est la quantité restante à recevoir pour ce bon de commande.

Ensuite, vous allez pouvoir valider votre bon de commande afin de passer à sa réception via "les trois petits points" en cliquant sur validé dans l'onglet "Statut".

La réception

Pour faire une réception, cliquez sur les "trois petits points". Ensuite sur le bouton d'action "Réceptionner".

Vous voila dans l'onglet "réception".

L'onglet réception est divisé en deux parties :

Informations générales
Lignes de réception

Il est possible de réaliser plusieurs réception pour un bon de commande.

Information générales :

Dans cette partie, vous allez encoder plusieurs informations concernant cette réception :

La date
Un document
La référence fournisseur
Commentaire fournisseur

Lignes de réception :

Dans cette partie, vous allez pouvoir encoder le nombre de quantité reçue pour chaque ligne de commande via la colonne "Quantité reçue".

Ajouter une ligne :

Il est également possible de rajouter une ligne de commande dans le cas où vous ayez reçu une article qui n'était pas prévu.

Pour ce faire, cliquez sur le bouton d'action "Ajouter une ligne".

Pour créer la nouvelle ligne de commande, vous allez devoir y indiquer la description de l'article, son unité ainsi que son type de marché. Ensuite, vous pourrez ajoute la ligne à la commande.

Vous devrez alors venir compléter la colonne "Quantité reçue".

Article non livrable :

Si l'un des articles n'est pas livrable, vous pouvez le signaler en sélectionnant "Article non livrable" via les "3 petits points" d'une ligne.

Il faudra alors remplir un justificatif via un pop-up et ensuite la ligne de commande sera considérée comme non livrable.

Voir les différentes réceptions d'un bon de commande :

Pour voir les différentes réceptions déjà réalisées dans un bon de commande, rendez-vous dans la fiche du bon de commande. Tout en bas à droite, vous aurez alors la liste de toutes les réceptions. En cliquant dessus, vous pourrez alors la visualiser.

Si l'on revient dans la fiche du bon de commande au niveau des 3 colonnes informatives, vous pourrez constater qu'elles se sont remplies et mises à jours en automatiquement lors des différentes réceptions.

De même pour le statut du bon de commande, il sera automatiquement changé en "Livré" une fois toutes les lignes de commande réceptionnées.

L'onglet "Bons de commande" :

Dans l'onglet "Bons de commande" où se trouve la liste de tous les bons de commande de vote projet, 2 colonnes spécifiques aux bons de commande de type contrat sont disponible :

Reste à commander

Total déjà commandé

Celles-ci permettent d'avoir une vue global sur l'avancée des commandes d'un même contrat.

Suivi global :

Une partie dédiée au suivi global des réceptions est également disponible dans la rubrique "Suivi global" de Merlin. Dedans, rendez-vous dans le module "Sous-traitance & achats" puis dans le sous-menu "Réceptions".