Dans un projet en exécution, il est possible de créer des bons de commande libre ou lié à un contrat.

Dans cet article, nous parlerons des bons de commande libre. La particularité d'un bon de commande réside dans le fait qu'il n'est pas associé à un contrat de votre projet.

Pour créer un bon de commande libre, rendez-vous dans l'onglet "Bons de commande" du menu "Exécution" de votre projet. Dedans, la liste complète des bons de commande libre et liée à un contrat est regroupé.

Pour créer un nouveau bon de commande, cliquez sur le bouton d'action "Ajouter un bon de commande".

Ensuite, sélectionnez le bon de commande libre.

Création d'un bon de commande libre

Vous voici dans l'espace de création d'un bon de commande. Dans un premier temps, vous allez encoder une série d'informations concernant le bon de commande.

La société*
Le département*
Le fournisseur*
Le type de livraison
La date souhaitée de livraison
La description

La société et le département :

De base, ces deux données sont préremplies en fonction de la société et du département de votre projet. Cependant, vous êtes libre de les changer comme bon vous semble.

Le fournisseur :

Étant donné que vous êtes en train de créer un bon de commande libre, aucun fournisseur ne lui est déjà assigné. Vous êtes donc libre de choisir n'importe lequel des fournisseurs disponible dans votre environnement Merlin.

Le type de livraison :

3 types de livraison sont disponible pour un bon de commande :

Chantier
Dépôt
Retrait en magasin

Pour chaque type de livraison, le lieu de livraison y est également indiqué. Concernant les types de livraison chantier et dépôt, le lieu de livraison est définit en fonction de ce que vous avez renseigné préalablement.

Concernant le type de livraison "retrait en magasin", vous allez devoir indiqué l'adresse directement dans le bon de commande en cliquant sur le bouton d'action "+".

Une interface s'ouvrira alors dans laquelle vous pourrez y indiquer l'adresse.

Les deux dernières données à encoder sont la date souhaitée de livraison et potentiellement une description.

Une fois toutes ces données remplies, vous pouvez enregistrer votre bon de commande en cliquant sur le bouton d'action "Enregistrer" en bas de votre écran.

Ajouter des lignes de commande

Maintenant que votre bon de commande est créé, vous allez pouvoir lui assigner des lignes de votre métré. Ces lignes ne doivent pas être liées à un contrat en exécution sinon vous ne pourrez pas les sélectionner.

Pour sélectionner vos lignes de commande, cliquez sur le bouton d'action "Ajouter une ligne de commande"

Il est possible d'organiser votre bon de commande en lui rajoutant des chapitres et/ou des commentaires

Vous voila dans l'interface de création de ligne de commande. Dedans, vous pouvez y voir les lignes de votre métré disponible pour un bon de commande libre.

Pour chaque ligne du métré que vous souhaitez importer, cliquez sur la petite case à sa gauche.

⚠️Toutes les cases que vous sélectionnez en même temps, seront regroupées en une seule ligne dans votre bon de commande. Si vous souhaitez créer plusieurs lignes de commande, vous devez les ajouter une à une.⚠️

Pour la sélection multiple, il existe 3 types de regroupement.

Article de BD identique : Si les lignes sélectionnées sont des articles de BD identique, C'est-à-dire, qu'elles ont la même description, la même unité et le même prix unitaire. Toutes ces informations seront recopiées ainsi que la quantité qui sera calculée automatiquement.

Lignes différentes avec la même unité : Dans ce cas, uniquement l'unité ainsi que la quantité calculée seront recopiées. Vous devrez encoder le reste des données vous même.

Lignes totalement différentes : Pour les lignes totalement différentes, aucune donnée n'est recopiées, vous devez les encoder vous même.

Une fois toutes vos lignes de commande créées, voici à quoi devraient ressembler votre bon de commande.

Pour chaque ligne de commande, vous avez la possibilité de voir le détaille de cette dernière en cliquant sur le bouton d'action "Voir le détaille de la ligne" après avoir cliqué sur les "trois petits points" à gauche d'une ligne.

Vous aurez alors une vue complète et détaillée de la ligne de commande.

Suivi global

Dans le suivi global, vous pouvez accéder à une liste globale de tous les bon de commande de vos projets.

Pour ce faire, rendez-vous dans la rubrique "Suivi global" puis dans le menu "Sous-traitance & achats". Vous aurez alors un sous-menu "Bons de commande"

Pour chaque bon de commande, vous avez accès une série d'informations représentées sous forme de tableau :

Référence
Société
Département
Statuts
Nombre de réceptions
Total HTVA
Reste à commander
Total déjà commandé
Contrat
Nom du projet
Client/Maître d'ouvrage
Id du projet
Référence interne

En cliquant sur un bon de commande, vous serez automatiquement redirigé vers ce dernier dans son projet.

Réceptionner un bon de commande

Maintenant que votre bon de commande est totalement encodé, vous allez pouvoir commencer à gérer les différentes commandes via la réception.

Bon de commande validé :

Avant de commencer, il faut d'abord vérifier que votre bon de commande soit bien validé. Dans les informations du bon de commande à droite, vous devriez pouvoir voir le statut du bon de commande. Si ce dernier est "validé", vous pouvez poursuivre à la réception.

S'il n'est pas "validé", vous pouvez le valider via "les trois petits points" en cliquant sur validé dans l'onglet "Statut".

Les différentes colonnes informatives :

Passons maintenant aux colonnes qui concernent les commandes. Dans chaque bon de commande, vous retrouvez 3 colonnes conçue pour la réception d'un bon de commande :

La quantité commandée : Cela correspond à la quantité de chaque ligne de commande que vous avez défini lors de sa création.
La quantité réceptionnée : Cela correspond à la quantité que vous avez déjà réceptionné pour ce bon de commande.

La quantité restante à recevoir : Cela correspond à la soustraction de la quantité commandée moins la quantité réceptionnée. En d'autre terme, ce qu'il vous reste à recevoir dans chaque ligne de commande.

La réception :

Pour faire une réception, cliquez sur les "trois petits points". Ensuite sur le bouton d'action "Réceptionner".

Vous voila dans l'onglet "réception".

L'onglet réception est divisé en deux parties :

Informations générales
Lignes de réception

Il est possible de réaliser plusieurs réception pour un bon de commande.

Information générales :

Dans cette partie, vous allez encoder plusieurs informations concernant cette réception :

La date
Un document
La référence fournisseur
Commentaire fournisseur

Lignes de réception :

Dans cette partie, vous allez pouvoir encoder le nombre de quantité reçue pour chaque ligne de commande via la colonne "Quantité reçue".

Ajouter une ligne :

Il est également possible de rajouter une ligne de commande dans le cas où vous ayez reçu une article qui n'était pas prévu.

Pour ce faire, cliquez sur le bouton d'action "Ajouter une ligne"

Pour créer la nouvelle ligne de commande, vous allez devoir y indiquer la description de l'article, son unité ainsi que son type de marché. Ensuite, vous pourrez ajoute la ligne à la commande.

Vous devrez alors venir compléter la colonne "Quantité reçue".

Article non livrable :

Si l'un des articles n'est pas livrable, vous pouvez le signaler en sélectionnant "Article non livrable" via les "3 petits points" d'une ligne.

Il faudra alors remplir un justificatif via un pop-up et ensuite la ligne de commande sera considérée comme non livrable.

Voir les différentes réceptions d'un bon de commande :

Pour voir les différentes réceptions déjà réalisées dans un bon de commande, rendez-vous dans la fiche du bon de commande. Tout en bas à droite, vous aurez alors la liste de toutes les réceptions. En cliquant dessus, vous pourrez alors la visualiser.

Si l'on revient dans la fiche du bon de commande au niveau des 3 colonnes informatives, vous pourrez constater qu'elles se sont remplies et mises à jours en automatiquement lors des différentes réceptions.

De même pour le statut du bon de commande, il sera automatiquement changé en "Livré" une fois toutes les lignes de commande réceptionnées.

Suivi global :

Une partie dédiée au suivi global des réceptions est également disponible dans la rubrique "Suivi global" de Merlin. Dedans, rendez-vous dans le module "Sous-traitance & achats" puis dans le sous-menu "Réceptions".