Avant d’activer la signature de devis sans authentification, il faut d’abord créer un type d’email adapté. Cette opération se fait depuis la section Paramètres de l’interface administrateur. Pour y accéder, il suffit de se rendre dans le menu latéral gauche.
Cette première étape est indispensable pour permettre aux clients de signer un devis sans avoir à s’authentifier, en s’assurant que le bon modèle d’email sera utilisé lors de l’envoi.
Une fois dans les Paramètres, il faut accéder à la rubrique Communications.
Dans l’interface des Communications, il faut maintenant définir un nouveau type d'email.
Le menu Type d’email contient une liste de types déjà existants. L’objectif ici est d’en créer un nouveau, spécifique à la signature de devis simplifiée. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Ajouter un type d'email situé à la droite du titre de l'interface.
Vous arrivez sur un formulaire de configuration. Celui-ci vous permet de personnaliser l’identité et le contexte d’utilisation du type d’email. Il est conseillé de :
Donner une dénomination explicite.
Sélectionner le contexte adapté sur Devis (obligatoire).
Laisser l’option Actif cochée pour activer immédiatement ce type d’email.
Choisir une couleur prédéfinie (et éventuellement une couleur de texte) si vous souhaitez faciliter le repérage visuel de ce type dans la liste.
Une fois les champs remplis, cliquez sur Sauvegarder.
Depuis le menu latéral, sous la section Communications, cliquez sur Modèles d'email. C’est ici que vous allez créer un modèle associé au type d’email précédemment défini.
Cliquez sur le bouton Ajouter un modèle d'email. Une nouvelle fenêtre s’ouvrira vous permettant de configurer le contenu et les paramètres de l’email.
Dans ce nouvel écran, vous êtes amené à configurer le contenu d’un modèle d’email de manière classique.
Il est obligatoire de fixer le type d’email sur celui que vous venez de créer précédemment.
Vous pourrez compléter les autres champs de manière classique :
Langue
Origine de la demande d’offre et Centre de production
Email de l’émetteur et Nom de l’émetteur : ce sont les coordonnées de l’expéditeur visible par le client.
Objet de l’email
Si vous avez, au préalable, correctement fixé le type d'email, une liste des variables dynamiques que vous pouvez insérer dans le contenu de votre email devient disponible.
Dans l'espace dédié au Corps de l'email, pour permettre au client d’accéder directement à son devis sans authentification, vous devez obligatoirement utiliser la variable suivante : ##PortalLinkedEntityUrl##.
A noter qu'il est possible de mettre le lien vers le devis derrière un bouton. Pour se faire, appuyez sur le bouton le plus à droite de la zone de texte. Insérez la balise dans la zone URL et définissez le message à afficher.
Pensez à cocher la case Actif, puis cliquez sur Sauvegarder.
Une fois votre modèle d’email prêt avec la variable ##PortalLinkedEntityUrl##, vous pouvez revenir dans un devis existant pour l’envoyer au client.
Une fois votre devis finalisé, vous devez d'abord modifier son statut en "Envoyé" avant d’effectuer l’envoi au client. Cela permet de débloquer la possibilité d'envoi du mail contenant le lien de signature du devis.
Pour cela, cliquez sur le bouton « ... » situé en haut à droite de la fiche du devis, puis Changer le statut et enfin Forcer le statut ‘Envoyé’.
Une fois le statut du devis modifié en « Envoyé », vous devez cliquer sur le bouton Envoyer qui est situé dans le coin supérieur droit de l’écran.
Cliquez dessus pour ouvrir le module d’envoi par email.
Une fois le bouton Envoyer sélectionné, une fenêtre de génération d’email s’ouvre automatiquement.
Dans le champ Type d’email, sélectionnez le type précédemment configuré. Ce choix est crucial : il conditionne le modèle d’email qui sera utilisé pour l’envoi.
Assurez-vous que le modèle sélectionné contient bien le champ ##PortalLinkedEntityUrl## dans le corps du message. Ce champ génère un lien unique permettant au client d’ouvrir et signer le devis sans authentification.
Après avoir sélectionné le type d’email, le corps du message est automatiquement pré-rempli selon le modèle associé. Le champ ##PortalLinkedEntityUrl## est ici remplacé par une URL unique menant directement au devis sur le portail client.
Ce lien permet au destinataire d’ouvrir le document dans son navigateur et de le signer sans avoir besoin de s’authentifier.
Une fois tout vérifié, cliquez sur Envoyer l’email (bouton rouge en bas à droite). Le client recevra alors un message contenant un accès direct à son devis, prêt à être signé en ligne.
Lorsque le client clique sur le lien reçu, il accède directement à une page de visualisation du devis, sans avoir à s’authentifier.
En haut de la page, les informations essentielles sont affichées : termes de paiement, date de validité, remise éventuelle, ainsi que le référent du devis.
Une section Description introduit le contenu du document avec un message personnalisé.
La section Détails présente les articles inclus dans le devis sous la forme d’un listing dépliable et structuré. Chaque ligne affiche les informations clés : intitulé, quantité, unité, prix unitaire, ainsi que les documents annexes associés à chaque élément, lorsque disponibles.
Enfin, en haut à droite, deux boutons permettent au client de prendre une décision :
Refuser, en cas de désaccord,
Valider mon offre, pour accepter et signer numériquement le devis.
Avant de valider son devis, le client doit obligatoirement confirmer la lecture et l’acceptation des conditions générales d’utilisation via un interrupteur à activer.
Une fois les conditions générales acceptées par le client, celui-ci est automatiquement redirigé vers le devis concerné dans Yousign, afin de procéder à sa signature électronique.
Afin de pouvoir finaliser la signature du devis, le client doit enfin saisir un code de vérification envoyé par SMS afin de confirmer son identité.
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