L'envoi par mail d'un état d'avancement se fait en plusieurs étapes :
Lettre d'accompagnement
Annexe
Fichier(s) à générer
Envoyer par mail
Lettre d'accompagnement
La première tâche qu'il vous sera demandé est de choisir ou non d'inclure une lettre d'accompagnement. En cochant oui, vous aurez alors l'occasion d'y rajouter une template de lettre d'accompagnement.
L'annexe
Ensuite, il vous sera demandé si vous souhaitez ajouter ou non une annexe à votre mail.
Les templates pour la lettre d'accompagnement et l'annexe doivent être créée dans les paramètres de Merlin, via l'onglet "Modèles de fichier" dans le module "Merlin".
Génération des fichiers
Après avoir ajouté ou non vos annexes, vous allez pouvoir passer à la génération du PDF de votre état d'avancement.
L'envoi du mail
La dernière étape consiste à rédiger votre email afin de pouvoir conclure l'envoi de votre état d'avancement.
Lors de la rédaction de votre email, il est possible de lui rajouter un modèle d'email.
Création d'un modèle de mail
La création de modèle de mail se fait via l'onglet "Type d'e-mail" dans les paramètres. Pour y aller, rendez-vous dans les paramètres Merlin via la rubrique à gauche de votre écran. Dedans, vous pouvez ensuite vous rendre dans le module "Emails" et ensuite cliquer sur l'onglet "Type d'e-mail".
C'est dans cet onglet que vous allez retrouver tous les types d'email disponible dans Merlin.
Pour créer un nouveau type d'email, cliquez sur le bouton d'action "Ajouter un type d'e-mail". Ensuite, vous devrez compléter les informations nécessaires à la création d'un type d'email.
⚠️Il n'est pas possible de créer plusieurs types d'email contenant le même contexte. ⚠️
Donc vous devrez un type d'email pour l'EA client ainsi qu'un type d'email pour l'EA sous-traitant.
Lorsque vous avez enregistré votre type d'email, vous allez pouvoir lui donner plusieurs modèles d'email en rapport avec le contexte du type d'email. C'est également ici que se trouve tous les modèles déjà existants.
En cliquant sur "Ajouter une ligne", vous allez pouvoir créer un modèle d'email. Durant la création du modèle, il vous sera demandé de remplir les différents champs se trouvant dans la page :
Objet de l'email*
Langue*
Email de l'expéditeur
Nom de l'expéditeur
Destinataire en copie
Le contenu du mail
Une fois le modèle enregistré, vous pourrez alors l'utiliser lors de l'envoi de l'un des deux états d'avancement.